Adapter son entreprise au Confinement – Travail à Domicile et Protection des Données

Rester en vie, c’est LA priorité de chacun et la raison du confinement.

Cependant, travailler depuis chez soi pose certaines questions et accroît les risques d’atteinte à la confidentialité de nos missions.

Beaucoup de nos clients dans les secteurs de l’industrie, de la technologie et de la biotechnologie se sont adaptés rapidement au confinement. Certains ont même réussi à organiser leurs lancements, d’autres des formations et des webinaires en ligne. Avec une agilité impressionnante, même si cela n’a été possible qu’en ayant recours au chômage total ou partiel.

Au bout de six semaines de ce régime, il nous paraît opportun d’attirer votre attention sur deux aspects d’organisation qui ont peut-être été considérés comme secondaires, afin de permettre à vos équipes d’assurer la continuité de l’entreprise :

• Les aspects RH 
• La confidentialité 

De nombreuses entreprises n’ont pas ou peu de pratique établie sur les conditions du travail à domicile. Par exemple, votre entreprise rembourse-t-elle l’utilisation des portables personnels ? Le droit du travail, de la santé et de la sécurité, ainsi que la réglementation du temps de travail, etc., s’appliquent normalement, y compris dans ce contexte hybride. C’est une erreur d’imaginer qu’une certaine latitude qui, généralement, pouvait convenir pour gérer à distance quelques cadres supérieurs avant confinement, puisse suffire à encadrer correctement un nombre bien supérieur de salariés de toutes catégories.

Nous vous recommandons de mettre en place les actions suivantes :

• Informer les managers d’équipe sur les obligations légales en matière de temps de travail pour assurer leur sensibilisation et l’alignement de leurs objectifs de gestion par rapport à ces obligations ;
• Rédiger une charte de règles et de bonnes pratiques adaptées à votre entreprise, l’envoyer et suivre son application dans tous les pays où vous avez des employés. Utilisez la langue officielle de ces pays, pas seulement l’anglais.

Il y a deux domaines à examiner dans ce registre : la confidentialité des données personnelles, soumise en Europe aux exigences du RGPD et la protection des données commerciales.

Le télétravail expose l’entreprise aux risques suivants :

• Les membres de la famille et les habitants de la maison peuvent très facilement accéder aux documents et entendre les discussions professionnelles (téléphone, imprimante familiale, Skype, etc.) ;
• Les données circulent en dehors des réseaux administrés et sécurisés par l’entreprise (boxes privées) ;
• Un environnement de travail hybride peut induire des pratiques qui dégradent le niveau de sécurité professionnel applicable dans les murs de l’entreprise.

En ce qui concerne les données personnelles, le RGPD et les législations locales exigent de celui qui traite les données, le respect des principes d’intégrité et de confidentialité. Dans un contexte de travail à domicile, donc, de risque aggravé, les entreprises doivent pouvoir démontrer qu’elles ont pris les mesures raisonnables et adéquates pour protéger les données personnelles. Pour rappel, cela signifie : définir votre politique en la matière puis la mettre en œuvre par le biais de communications écrites, de formations, et la mise à disposition de services support etc.

En ce qui concerne la confidentialité des données commerciales, les points de vigilance et les solutions sont globalement les mêmes. Des cyber-attaques répétées et de plus en plus graves se multiplient actuellement. Pourquoi ne pas profiter du confinement pour proposer à vos salariés de suivre un webinaire court sur la question ? Les entreprises doivent aussi envisager de renforcer les mesures techniques pour sécuriser le travail à domicile, en utilisant, notamment, le cryptage et des serveurs VPN et en évitant les canaux insuffisamment sécurisés lors des communications commerciales confidentielles.

Tant que le COVID-19 continuera à sévir, le télétravail risque de perdurer plusieurs mois. Sa popularité est en hausse, notamment parce que les salariés qui n’y étaient pas éligibles, apprennent actuellement à s’y adapter et à profiter de ses avantages (ce constat n’a pas pour intention d’invalider les difficultés psychologiques croissantes que rencontrent d’autres salariés du fait du travail à domicile).

Pour cette raison, les entreprises doivent revoir et mettre à jour leurs processus actuels de management pour s’assurer qu’elles respectent toujours leurs obligations envers leurs employés et qu’elles sécurisent les risques liés aux données commerciales.